Ca orice om al muncii (patron, angajat sau orice altă formă de .. lucrător), nu poți doar să pierzi timpul de pomană și sunt destule momente în care-ți dorești ca o activitate ce-ți ia ore întregi să se încheie rapid și eficient. Am revenit și eu la un program de lucru „full time” (ceva de genul nu lucrez când dorm) și resimt puternic nevoia de a fi tot mai eficientă, deși în general sunt suflet de artist și se mai vede. Hai să listăm aici micile noastre secrete de a lucra ca niște mici japonezi (nemți sau orice altă nație din asta mai bine pusă la punct când e vorba de muncă). Încep eu, că tot am microfonul 🙂
1. Cine se scoală de dimineață ..
DETEST trezitul de dinineață. Pe toată perioada școlarizării am visat ori la haita aia de-ar mânca școala (măcar până la prânzul fiecărei zile) ori la o viață ce nu presupune trezitul la ore inumane. Am trecut cu bine și de munca în radio, unde am avut noroc și de program de lăuze (emisiune după-amiaza sau seara), apoi, din 2009, am devenit stăpâna absolută a timpului meu de somn.
După niște luni de haos, când am dormit până-n prânz și m-am dus la culcare odată cu răsăritul (în unele zile mai extreme), am început să prețuiesc ceva mai mult somnul de noapte. Deh, nu întineresc și încep să fac riduri oricum. Zic să nu le încurajez mai mult decât e cazul.
Am revenit la un program de somn ordonat (nani pe la 11 noaptea, trezit pe la 9). Dorm MULT, asta se pare că e marea mea problemă, dar în stilul ăsta undeva la 9 sunt deja la calculator și încep să .. produc. În alte perioade la ora asta m-aș fi întors pe partea cealaltă. Ideal ar fi să fiu chiar mai matinală, dar cred că 9 este limita mea de confort. Oricum să încep treaba la 9 sau la 12 nu e chiar aceeași brânză, deci munca (mai de) dimineață pentru mine cel puțin e mai eficientă.
2. Un creier odihnit ..
Oricare este planul de somn, dacă ești odihnit, altfel duci totul. Am avut și zile OK, când eram în draci cu vreun deadline și trăgeam de mine să termin repede. Culmea, disperarea asta mă făcea productivă în acel moment. Dar în general oboseala pe mine cel puțin parcă mă tâmpește. Așa că, dacă mi-am făcut somnul de frumusețe în timpul nopții, simt că parcă mi se mișcă și rotițele mai cu spor între urechi.
3. E mai ușor să lucrezi, când ai un plan
Recunosc încă o dată că NU sunt un om organizat. Și am lucrat mult timp haotic, dându-mi apoi seama că pierd timp amboulea fără nu știu ce progres. Imediat ce am început să pun de câte un plan, am avut rezultate ceva mai bune.
După cum scriam pe Facebook acum câteva seri, redevin fan de agende din alea normale, pe care scrii cu pixul (creionul etc.). Am pe comp Conqu (un program gratis de project management) am încă două instalate pe situl portofoliu, dar de câteva zile am și agenduță lângă calculator pe care scriu una-alta.
Când ai 10 ore de lucru (sau 12) și ai de făcut o groază de treburi pentru tine și pentru clienți, plus un client full time care te solicită 8 ore pe zi, dacă nu ai un pic de organizare, ai cam rupt-o-n fericire. Așa că pe lista mea începe să apară ceva de genul: client x – 8 ore, client y – 1 oră, dojoblog – articol productivitate, topadmin.net – 5 subiecte etc. Toate scrise frumos pe listă. Dacă-mi vin mai multe idei crețe, le împart pe celelalte zile și încerc să le pun în practică.
Una este să te gândești „eu ce mama ei de treabă scriu acum?” și alta e să te duci la „cenaclu”, să stai pe tron și să începi să te gândești direct la articolul pe care-l ai planificat și la orele de lucru.
4. Cine credea că roșiile sunt bune la productivitate?
Tehnica Pomodoro e o metodă suficient de bună pentru amețiți ca mine, atunci când vine vorba de a se concentra pe o activitate într-un anumit interval de timp. Îți împarți ora de lucru în lucru efectiv și pauză (fiecare are probabil structura sau preferată) și, când e vorba să lucrezi, ASTA FACI, apoi stai cu burta sus și o iei de la capăt. Cu timer, cu tot ce trebuie.
Mai am momente când dau greș, dar în general, când simt că aș fugi în lume de cât de plictisitoare este vreo „muncă”, pun timer-ul și nu mișc ochii din calculator, până nu expiră timpul. Pentru un suferind nediagnosticat de ADD cum sunt eu nici metoda asta nu e chiar infailibilă, dar chiar ajută în multe ocazii. Deci, dacă simțiti că v-ar putea ajuta în a fi mai productivi, zic să încercați, că doar nu costă nimic.
5. Știu că vă place blogul meu, dar nu-i chiar cea mai bună destinație pentru un om productiv
Bloguri, email, facebook și alte daravele. „Stai să citesc ce zice dojo asta și mă apuc de lucru” .. și peste o jumătate de oră încă stai să citești comentariile, să te uiți la pozele de pe facebook sau să cauți diverse prin email. Mai am și eu scăpări din astea, pentru că sunt și zile în care nici din pat nu ai ieși de plictis, iar prostioarele astea sunt mereu mai interesante decât un job anost pe care trebuie să-l duci la capăt. Și nu-ți dai seama când a trecut jumătate de zi.
Nu se mută nici blogurile și nici siturile de ars gazul social media. Intră în „priză” cât mai repede poți, pentru că, într-un fel lucrezi la 9-10 dimineața și altfel la 13-14, când simți că te-ai întinde pe birou pentru siestă.
6. Nici măcar Windows-ul nu face multitasking cum trebuie
Recunosc că am MARI dificultăți în a sta doar pe o pagină. Chiar și când mai vizionez pe comp un film/serial, din când în când intru pe un blog, las un comentariu etc. Știu că nu-i chiar normal, dar asta avem cu asta defilăm. De câte ori încerc să fac 2 lucruri la grămadă, fac praf totul și abia reușesc să realizez ceva din ce mi-am propus. Deși ADD-ul ăla cu care mă tot laud mă tot împinge să stau cu 10 chestii în față, dacă mă concentrez DOAR PE O ACTIVITATE, o termin mult mai repede și mai bine.
Aici am încă mari probleme și este probabil sfatul pe care mi-l tot dau și nu mi-e chiar ușor să-l respect.
7. Tu știi când ești mai productiv?
Nu funcționăm la fel dimineața, la prânz sau seara. Dacă simți că la ora 10 dimineața ai creierul mai proaspăt, atunci aruncă-te pe cele mai serioase activități ce trebuie duse la capăt. Dacă la 15 simți că ai un turboreactor sub coadă, atunci mută-ți cele mai grele „obligații”. Am mai făcut design și la ora 20, dar am tras de mine să termin și chiar nu pot spune că am fost extrem de .. genială. De asta e bine să ne cunoaștem cât mai bine și să profităm de momentele în care chiar putem avea cele mai bune rezultate.
8. Până și friptura se înghite cam greu întreagă
Cam la fel și cu listele noastre cu „de făcut”. Dacă e să fac un design de site într-o zi, probabil mă apucă dorul de ducă. Sau să postez 150 de „threads” pe un forum de-al meu. Păi la faza asta mi se face poftă de plec în lume și să mă las de prostii din astea. Altfel sună „draft design site x”, „5 subiecte de discuție pe situl x”, „instalat opencart și upgrade bază de date” etc.
Dintr-o dată proiectul ăla care durează sfântul știe câte ore și la care mă gândesc cu groază tot weekendul prinde viață repede și eficient. Azi fac asta, mâine lucrez la cealaltă și peste o săptămână văd un progres semnificativ. Și nici nu simt că-mi detest viața și ziua în care am decis să-mi pierd timul cu un asemenea job. Listele alea de „to do”, plus împărțirea proiectelor în mici „înghițituri” fac diferența între a te târâi o zi întreagă sau a termina repede o porțiune și a știi clar ce ai mâine de făcut.
9. Dacă ia 2 minute, fă-l acum
Mi-a plăcut mult Getting Things Done a lui David Allen, chiar dacă e poate prea nuanțată, când e vorba de făcut liste peste liste. Ideea este că, dacă un „task” ia 2 minute, nu-l mai planifica, fă-l acum. Cum ar fi un reply la un email, o setare pe server sau ce vei fi având de făcut. Iar sunt cinstită și vă spun că nu-mi iese mereu (dovadă că nu sunt mereu promptă cu răspunsul la emailuri de pildă), dar, dacă luați în atenție și tactica aceasta, e posibil să vă degrevați de unele activități de pe listă.
10. Stai departe de .. distracții
Pe când eram puștoaică făceam lecțiile ascultând muzică. Am făcut la fel acum câțiva ani, când m-am apucat de web design, considerând că mă relaxează. Partea proastă este că, dacă ascult muzică și are „text”, voi sta să-l savurez, dacă e instrumentală mă surprind că studiez cum sună instrumentul x sau y. Deci, în loc să fie doar un fundal sonor, muzica devine imediat ceva ce-mi atrage atenția. Așa că acum nu mai ascult nimic.
Închide ușa sau fereastra, dacă ai gălăgie din cauza lor, nu asculta muzică (dacă ai aceeași problemă ca și mine), anunță-i pe cei din jur: „bă, acum am de lucru. Mucles!”. Chiar dacă nu toți vor fi încântați de situație, de multe ori, dacă ai spus clar că ai nevoie de liniște 2 ore, vei observa că sunt mari șanse chiar să ai așa ceva.
11. Pauzele lungi și dese …
În mod ideal am funcționa perfect 18 ore pe zi, am dormi 2 ore și în rest am … asculta muzică. Din păcate nu funcționăm așa, iar oboseala și stresul NU sunt de ignorat. Întrerupe programul de activitate cu ceva relaxant. Ieși din casă/birou, gătește, savurează o cafea pe balcon, fă .. rebus. Cum sunt un mic dezastru în bucătărie (zic mic, că nu am băgat încă pe nimeni în spital), să fac mâncare nu e o chestie de 30 de minute. Sunt împiedicată minuțioasă și asta înseamnă că vreo 2 ore stau printre oale ca nimic.
Dacă aș pune 2 ore pline de pauză cred că mi-aș nenoroci toată afacerea, așa că fac treabă o jumătate de oră, mai tai niște ingrediente, mai fac o tură de treabă, mai pun la fiert, apoi, pentru a nu le aduna de pe aragaz, mai planific ceva timp pentru a sta pe lângă oală. Dacă-mi scot nasul de deasupra tastaturii, mă relaxez instant și pun la cale și ceva de-ale gurii. Asta funcționeză pentru unii, fiecare are metodele sale de a mai ieși din rutină. Ideea este să facem și pauzele respective, pentru că altfel productivitatea asta, cu care ne tot batem capul de un articol deja, scade drastic.
12. Lasă pe mâine ce puteai termina de azi
O mică șmecherie pe care o folosesc unii cu succes: să lași ceva neterminat din job, înainte de pauză sau de sfârșitul zilei. Pentru că din păcate afectul încă ne influențează în tot ce facem, când ai ceva neterminat simți nevoia să-l duci la bun sfârșit. Și, în loc să te trezești dimineața, gândind „uff, iar am de lucru”, probabil vei dori să ajungi cât mai repede la birou să termini ce ai lăsat nefăcut de ieri.
13. Cel mai bine am învățat în noaptea de dinaintea examenelor
Nu cred că e vreun cititor care să n-o fi lălăit până-n ultimul moment. Un raport ce trebuie trimis în 2 ore, pe care-l puteai pregăti timp de 3 săptămâni, un eseu la care lucrezi toată noaptea, deși aveai o vancanță întreagă la dispoziție, un examen pentru care studiezi în ajun. Porcul se mai îngrașă pe ultima sută de metri, dar disperarea nu ar trebui să fie o metodă des uzitată de productivitate.
Cam atâta mă duce capul în acest moment. Luați o pauză de la munca voastră și hai să vedem cum stați voi cu productivitatea: ce funcționează pentru voi? Ce nu?
Eu lucrez cu destul de multa placere, atata timp cat am subiecte faine. Cand ma “loveste” cate un mortgage o lalai zeci de minute pe text.
Si la treaba cu muzica, la fel functionez si eu. Prefer sa nu ascult, ca altfel incep prin a ma concentra la versuri, apoi ma gandesc la alte chestii, imi aduc aminte treburi total nelegate de job si dupa alte cateva zeci de minute, ma trezesc ca n-am facut nimic. Dar nu pot sa las ceva neterminat in schimb. La mine e fix pe dos, imi place sa incep dimineata cu ceva nou, altfel ma tot gandesc la treaba neterminata.
Imi place sa lucrez mai spre seara … dar se pare ca “functionez” mai eficient in prima parte a zilei.
In unele situatii e bine sa asculti si muzica. Îţi mai dă puţină energie, dar în unele exact pe dos. Te moleşeşte, te face să visezi şi te trezeşti că nu mai ştii la ce lucrai s-au unde ai rămas. 😀
Tehnica Pomodoro pare foarte interesanta, cred ca am s-o testez si eu. Marele meu defect e ca ma plictisesc repede, ceea ce inseamna ca la sarcinile de rutina obisnuiesc sa le intercalez, ca sa beneficieze de intreaga mea atentie. C-o fi bine, c-o fi rau … la mine functioneaza, dar, doar in cazul activitatilor de rutina pe care le stiu pe de rost si nu e nevoie de gandire profunda si inventivitate.
Vlad, cam asta e si problema mea. De aia tot zic ca am vreo forma de ADD 😀
Daca le intercalez parca e mai OK, dar simultan nu prea sunt productiva, chiar daca mi-as dori.
Pe mine asta ma ajuta destul de mult: https://www.focusboosterapp.com/
Eu lucrez cel mai eficient noaptea! Si dimineata dorm cel mai profund. Cu toate ca daca ma trezesc la 8 dimineata apuc sa fac mai multe! in schimb daca lucrez noaptea pun mai mult suflet, mai mult detaliu, fac lucrurile mai de calitate.
Cat despre organizare, ma ajuta enorm faptul ca stiu ce trebuie sa fac si cand! dar doar cand vine vb de munca, in viata privata traiesc spontan!
Eu mult timp a fost genul de om care amana totul pe ultima suta de metri. Si ori ajungeam pe final sa fac nopti albe ca sa imi termin treaba, fie nu mai faceam deloc (asta mai ales cand era vorba de temele la mate in generala.
Nu stiu exact cand si cum, dar acum ma mobilizez mai repede. Imi zic singura ca daca imi termin treaba mai repede am timp de altele. Asa ca nu mai aman si cu toata groaza ma apuc de treaba si gata.
Asta bineinteles cand vorbim de munca pe care trebuie sa o fac acasa. Ca la job n-am de ales, acolo muncesc in timpul programului :)) Am aceeasi problema cu trezitul de dimineata, insa problema la mine e ca dimineata e si perioada zilei in care sunt cea mai productiva. Noroc ca imi place ceea ce fac acum si nu mi-e chiar asa greu sa ma apuc de lucru. Incerc pe cat pot sa nu-mi distrag atentia, mai ales daca e mult de lucru, cu gandul sa nu trebuiasca sa stau peste program. De fapt nu munca in sine ma deranjeaza in general, ci timpul ce mi se ocupa cu asta.
Eu sunt foarte matinala, inca din liceu. Niciodata n-am functionat noaptea, ma rog, numai prin crasme, cand eram tanara:))) Ca sa fiu productiva, ma trezesc la 5-6 si la 8 am deja terminate primele texte de pe ordinea de zi. Tin una sau doua agende clasice si atat. Ma organizez destul de bine, nu prea uit nimic din ce am de facut. Iar daca uit, cu siguranta imi aduc aminte in somn si ma trezesc de griji…
Am si eu probleme cu atentia si concentrarea in unele zile – mai stau pe FB, mai schimb mailuri interminabile cu lumea, mai scriu pe blog cate un post de 4 ore… din astea. Iar cand se face ora 14-15 sunt deja obosita, ca am peste 8 ore de munca. Atunci dorm putin, pe seara revenind la munca – pana pe la 20-21. Uneori.
In alte zile muncesc non-stop (12-14 ore), in altele gatesc sau ma uit la filme. Este bine sa fii freelancer, insa muncesc enorm de cand “stau acasa” si rareori imi smulg cate o zi pentru mine. A se citi rareori = niciodata:))
Ah, si da, aman totul pe ultima suta de metri. Intotdeauna. Oricat as vrea sa n-o fac. Recordul il detin acum, in octombrie, cand am facut treaba pentru o luna (20 texte pt un blog de companie) intr-o singura dimineata (adica in ziua de salariu:)))))).
cred ca ai vazut documentarul ala de pe discovery, in care tipul cu balonul nu dormise de 3 zile, si a adormit instant. Cand la trezit alarma ca era la altitudine prea joasa, a crezut ca pe pat. A dat jos un picior peste balustrada si si-a dat seama ca era in aer, deoarece creierul a avuse timp sa isi faca programul. Inainte de asta, nu mai era in stare sa noteze ceva, deoarece creierul lui nu receptiona bine mesajele.
de asta e foarte bun somnul. creierul e mult mai activ pe timpul noptii, deoarece repara neronii, si dimineata suntem fresh.
Cu siguranta diminetile nu sunt ale mele. Indiferent la cat m-am culcat seara, dimineata sunt mereu amortita, ametita, nu exista sa ma vad frumoasa dimineata in oglinda.
Dupamasa incep sa ma trezesc, intru in ritm si muncesc cat altii trei la un loc. Iar noaptea sunt cea mai productiva si inspirata, si asta nu pt ca noaptea se fac copiii. Inca din liceu m-am obisnuit sa invat noaptea, pt ca ispitele erau mai putine (pe vremea aceea nu exista net sau tv noaptea).
Imi place sfatul de la pc 12.
Eu de ceva zile sunt dependent de musli, insa le consum fara lapte si practic incep sa cred ca ma simpt mai bine datorita lor, imi poti recomanda altceva?
Mentionez ca nu imi plac cerealele ce sunt cu cioclata sau servite cu lapte(lapte dulce), imi place doar laptele batut.
In al doilea rand ,eu nu am consumat nici o data cafea, ce-i drept am un suflet corp oarecum tanar(inca), imi poti recomanda ceva ce poate merge pe post de cafea?
Sa ma multumesc cu ceaiul verde?
Spun asta pentru ca in timpul saptamani dorm in jur de 6-7 ore pe zi.
La mine e mai simplu. La cabinet consult exact cati am programati, plus ceva pe deasupra, ca mereu apar situatii de genul asta. In rest, cam dispun de timpul meu cum vreau. Dar nu am facut niciodata o treaba serioasa in timp ce ascultam muzica pentru ca niciun fond sonor nu ma predispune la concentrare, ci la disiparea atentiei.
Site-urile de socializare si oboseala cronica sunt cei mai mari dusmani ai mei cand vine vorba de productivitate.
hmm… eu de exemplu eram in mijlocul unui exercitiu enervant la germana, si-am luat o pauza sa vad ce-ai mai scris :))
probabil ca si eu am vreun ADD nediagnosticat, pentru ca in general citesc 2 sau mai multe carti odata, cand ma uit la un film mai arunc un ochi si pe net, dar cand trebuie sa ma concentrez, pot sa o fac pe termen lung, adica ore, fara sa ma ridic de pe scaun, fara sa imi treaca prin cap sa fac altceva.
desi imi place sa stau noptile pana tarziu si-s cam insomniaca de felul meu, imi plac diminetile la nebunie!
dimineata arat mult mai bine decat in orice alt moment al zilei, iar daca apuc sa beau si o gura de ceai sau cacao inainte sa ma apuc de treaba, viata e cu adevarat frumoasa 🙂
Daca mi-as folosi timpul eficient ar merge treaba mult mai bine. Acum sunt inca in stadiul de invatare, urmarind tutoriale photoshop…Si reusesc foarte usor sa-mi pierd concentrarea…
Si la mine marea problema este trezitul de dimineata, cred ca nu-s facut sa ma trezesc de dimineata chiar daca ma culc la ora 22:00 tot nu ma pot trezi cum trebuie de dimineata, ajung la munca si imi ia inca 2 ore sa ma trezesc. Daca ai un remediu as vrea sa-l stiu si eu 😀 cu toate ca nu cred ca exista.
Trezitul de dimineata este cumplit atata timp cat te culci la ora 2-3 noapte, dar randamentul in munca tine de modul in care se obisnuieste organismul….totul tine de adaptare.
La mine nu merge chestia cu pauzele. Functionez strict pe supradoza alternat cu abstinenta totala. In toate aspectele vietii.
[…] ajungi la ora 13 să-ți dai seama că s-au dus câteva ore și nu ai rezolvat absolut nimic. Am mai scris despre productivitate aici pe blog, vă invit să revedeți articolul în cauză și să adăugați propriile idei. Astăzi mi-ar […]
Buna, Ramona, este prima data cand postez la tine pe blog, asa ca se cuvine sa-ti spun ca te citesc de ceva timp si ca am ingurgitat foarte multe chestii faine scrise de tine.
In ceea ce priveste articolul de fata spun ca zilele in care nu ai chef de nimic pot veni si de la faptul ca lipsesc telurile marete. Scrise si urmarite indeajuns de aproape zi de zi.
Am scris chiar azi un articol in care vorbesc timid ce nu ne invata la scoala, in care pomenesc la un moment dat de esecuri si succese. Atunci cand ai ceva stabilit care te arde, sari din pat fara sa mai realizezi ca e abia 5 dimineata. In rest, bafta si miracole tuturor.
Cele bune.